راهنمای تعیین استاد راهنما
روند اخذ پایاننامه
برای انجام صحیح روند اخذ پایان نامه، کلیه مراحل مرتبط باید از طریق سامانه بهستان تکمیل شود. مراحل به شرح زیر است:
1.تعیین استاد راهنما
- از طریق پردازش 28750
- زمان اقدام: ترم اول ورود دانشجو
- مسیر: بخش «درخواست تعیین استاد راهنما و تصویب موضوع پروپوزال»
2.تعیین موضوع پایان نامه
- از طریق کارپوشه
- مسیر: بخش «درخواست تعیین استاد راهنما و تصویب موضوع پروپوزال»
3.بارگذاری مدارک
- از طریق آیکون «مستندات» در کارپوشه تصویب موضوع
4.اخذ کد اخلاق (درصورت نیاز)
- برای پایان نامههایی که نیازمند کد اخلاق هستند.
- از طریق پردازش 29110 (درخواست تاييديه اخلاق در پژوهش هاي زيست پزشكي)
- ثبت درس پایان نامه یا رساله/پروژه
تایید دانشجو (درخواست تعیین استاد راهنما)
- دانشجو ابتدا وارد سامانه بهستان دانشگاه شاهد شده (از طریق وبسایت مربوطه) و از منوی سمت راست، روی گزینهی «درخواست» کلیک میکند.
- سپس درخواست تعیین استاد راهنما و تصویب موضوع پروپوزال را انتخاب می کند.
- پس از تکمیل فرم، روی گزینهی بررسی و سپس ایجاد کلیک کرده تا درخواست ثبت شود.
- تایید: در این مرحله، دانشجو از قسمت باکس سرچ، کارپوشه را تایپ کرده، و از منوی جدید، میتواند درخواست خود را مشاهده کند.
- با کلیک بر روی گزینه مشاهده گردش کار میتوانید اطلاعات و گردش کار را بررسی کنید و سپس گزینهی «تأیید و ارسال به استاد راهنمای اول فعالیت» را انتخاب نمایید تا درخواست به استاد راهنمای اول ارسال شود.
بهمنظور حذف فرمهای کاغذی و تسهیل فرایند تعیین استاد راهنما، از این پس تمام مراحل انتخاب و تأیید استاد راهنما از طریق سامانه بهستان انجام میشود. به این صورت که:
- ابتدا درخواست دانشجو برای استاد راهنمای اول فعالیت ارسال میشود؛
- پس از تأیید ایشان، سامانه بهصورت خودکار پرونده را برای استاد راهنمای دوم فعالیت (در صورت وجود) ارجاع میدهد.
- بنابراین، در صورت داشتن دو استاد راهنما، هر دو باید درخواست را در سامانه بررسی و تأیید کنند.
در صورتی که دانشجو تنها یک استاد راهنما داشته باشد، فرایند پس از تأیید همان استاد به مرحلهی بعد (مدیر گروه) ارسال خواهد شد.
راهنمای استاد راهنمای اول فعالیت
استاد راهنما مطابق روالهای پیشین، با دانشجویان ورودی جلسات آشنایی برگزار میکند. سپس درخواستهای دانشجویان در سامانه بهستان ثبت شده و به استاد انتخابی هر فرد ارجاع داده میشود. در این مرحله اعضای هیأت علمی میتواند از طریق کارپوشه شخصی خود درخواست دانشجو را مشاهده نماید. در این مرحله، هر یک از آیکونها در کارپوشه دارای کاربردهای متفاوتی هستند که متناسب با نیاز استاد مورد استفاده قرار میگیرند:
- مشاهده درخواست دانشجو : مشخص میشود که علاوه بر شخص چه افراد دیگری نیز انتخاب شدهاند. وجود چند مکان برای ثبت استاد به معنی ثبت اولویتهای مختلف نیست و تنها در صورت وجود چند استاد راهنما، اطلاعات سایر اساتید تکمیل میشود. در تمامی رویه های تایید، لازم است کلیه استادان مشارکت خود در تیم راهبری را از طریق تایید در کارپوشه تایید نمایند.
- مدارک ارسالی دانشجو حین پذیرش : کلیه مدارک ارسالی دانشجو در فرآیند پذیرش که در اختیار دانشگاه قرار داده شده است از این طریق در اختیار استاد راهنما قرارداده میشود تا چنانچه اطلاعاتی نظیر دانشگاه محل تحصیل، کارنامه، اطلاعات نظام وظیفه و ... در تایید ایشان موثر است قابل دستیابی باشند. در این گزارش تنها فایلهای تصویری ارسالی قابل رویت است.
- تایید: در صورت تایید درخواست، نظر مثبت عضو هیات علمی به مدیر گروه منعکس میشود. اگر برای استاد مورد نظر ظرفیت راهنمایی وجود داشته باشد وسایر ارکان دانشکده نیز موافقت کنند، از آن پس عضو هیات علمی به عنوان استاد راهنمای دانشجو تعیین خواهد شد. در غیر اینصورت درخواست به دانشجو عودت داده میشود. در نهایت استاد راهنمای اول باید با انتخاب گزینهی «تأیید و ارسال به استاد راهنمای دوم فعالیت»، درخواست را به استاد راهنمای دوم ارسال نماید.
- عدم تایید: در صورت عدم تایید استاد، درخواست به دانشجو عودت داده شود بنابراین گزینه «عدم تأیید و ارسال به دانشجو»، را انتخاب کرده تا دانشجو استاد دیگری را انتخاب نماید.
راهنمای استاد راهنمای دوم فعالیت (در صورت وجود)
در فرآیند تعیین استاد راهنما، پس از تایید و ارسال استاد راهنمای اول، پرونده مربوطه به کارپوشه استاد راهنمای دوم ارجاع داده میشود. در این مرحله، استاد راهنمای دوم اقدامات زیر را انجام میدهد:
- مشاهده درخواست دانشجو : مشخص میشود که علاوه بر شخص چه افراد دیگری نیز انتخاب شدهاند. وجود چند مکان برای ثبت استاد به معنی ثبت اولویتهای مختلف نیست و تنها در صورت وجود چند استاد راهنما، اطلاعات سایر اساتید تکمیل میشود. در تمامی رویههای تایید، لازم است کلیه استادان مشارکت خود در تیم راهبری را از طریق تایید در کارپوشه تایید نمایند.
- مدارک ارسالی دانشجو حین پذیرش : کلیه مدارک ارسالی دانشجو در فرآیند پذیرش که در اختیار دانشگاه قرار داده شده است از این طریق در اختیار استاد راهنما قرارداده میشود تا چنانچه اطلاعاتی نظیر دانشگاه محل تحصیل، کارنامه، اطلاعات نظام وظیفه و ... در تایید ایشان موثر است قابل دستیابی باشند. در این گزارش تنها فایلهای تصویری ارسالی قابل رویت است.
- تایید : در صورت تایید درخواست، نظر مثبت عضو هیات علمی به مدیر گروه منعکس میشود. اگر برای استاد مورد نظر ظرفیت راهنمایی وجود داشته باشد و سایر ارکان دانشکده نیز موافقت کنند، از آن پس عضو هیات علمی به عنوان استاد راهنمای دوم دانشجو تعیین خواهد شد. در نهایت استاد راهنمای دوم فعالیت با انتخاب «تأیید و ارسال به گروه آموزشی»، درخواست را به مدیر گروه آموزشی ارسال نماید.
- عدم تایید: در صورت عدم تایید استاد، درخواست به دانشجو عودت داده شود بنابراین گزینه «عدم تأیید و ارسال به دانشجو» را انتخاب کرده تا دانشجو استاد دیگری را انتخاب نماید.
راهنمای مدیر گروه آموزشی
با توجه به اینکه نظارت مدیر گروه بر فرآیند اختصاص دانشجویان به اعضای هیات علمی الزامی است، این فرآیند به سامانه بهستان منتقل شده و بدون تایید مدیر گروه، انتخاب استاد راهنما امکان پذیر نیست.
پیشنهاد میشود در ابتدای هر ترم، مدت زمان مشخصی برای مراجعه حضوری دانشجویان به اعضای هیات علمی تعیین شود. پس از جمع آوری نظرات دانشجویان در سامانه بهستان، کلیه درخواستهای تجمیع شده در کارپوشه مدیر گروه قرار میگیرد. این درخواستها در یک جلسه با حضور اعضای گروه بررسی شده و جمع بندی جلسه بصورت تایید یا عدم تایید و ارجاع به دانشجو ثبت میشود. در صورتیکه سیاست گروه بر تعیین استادان راهنما در گروه باشد، امکان ویرایش نیز فراهم است و نیازی به ثبت عدم تایید و ارسال مجدد به دانشجو نخواهد بود.
در فرآیند تعیین استاد راهنما، پس از تایید و ارسال استاد راهنمای دوم، پرونده مربوطه به کارپوشه مدیر گروه آموزشی ارجاع داده میشود. در این مرحله، مدیر گروه آموزشی اقدامات زیر را انجام میدهد.
تایید: در اینجا مدیر گروه آموزشی میتواند اطلاعات کامل درخواست دانشجو را مشاهده کرده و نسبت به آن بررسیهای لازم را انجام دهد. و در صورت تایید گزینه «تایید و ارسال به کارشناس آموزش دانشکده» را انتخاب کرده تا درخواست به کارشناس آموزشی دانشکده ارسال شود.
عدم تایید: در این صورت ، گزینه «عدم تایید و ارسال به دانشجو» را انتخاب تا درخواست به دانشجو عودت داده شود.
در مراحل بعدی کارشناس آموزش و معاون آموزشی دانشکده از نظر ظرفیت استاد و یا شرایط دانشجو (از نظر مجاز به تحصیل بودن و یا سایر مشکلات احتمالی) بررسیهای لازم را انجام میدهند و تایید یا عدم تایید را به اطلاع گروه میرسانند.
راهنمای کارشناس آموزش دانشکده
در ابتدای فرآیند، پس از ثبت درخواست تعیین استاد راهنما توسط دانشجو، کارشناس آموزش دانشکده موظف است موارد زیر را بررسی نماید:
• وضعیت ترم فعال دانشجو (اطمینان از فعال بودن وضعیت آموزشی دانشجو): در این بخش، وضعیت آموزشی دانشجو کنترل میشود. تنها در صورتی که دانشجو ترم فعال داشته باشد، امکان آغاز فرآیند وجود خواهد داشت. در غیر این صورت، دانشجو مجاز به شروع فرآیند نخواهد بود.
• تطابق نظام آموزشی دانشجو با نظام مورد انتظار برنامه آموزشی: تطابق میتواند شامل بررسی یک یا چند نظام آموزشی باشد. در صورت مغایرت، درخواست تأیید نخواهد شد (بخش هایی مثل دانشکده، گروه، رشته ، مقطع و پیوسته و ناپیوسته بودن مقطع چک می شود).
• بررسی ظرفیت استاد: این بررسی بر اساس فایل ارسالی ظرفیت توسط مدیریت آموزش تحصیلات تکمیلی انجام میشود.
- تأیید: در صورت صحت اطلاعات و داشتن ظرفیت، گزینه «تایید و ارسال به معاون آموزشی دانشکده « را انتخاب کنید.
- عدم تأیید: در صورت عدم تایید درخواست، به همراه شرح توضیحات،گزینه «عدم تایید و ارسال به گروه آموزشی« را انتخاب کنید.
راهنمای معاون آموزشی دانشکده
در فرآیند تعیین استاد راهنما، پس از ارسال درخواست توسط دانشجو، پرونده مربوطه به کارپوشه معاون آموزشی دانشکده ارجاع داده میشود. در این مرحله، معاون آموزشی اقدامات زیر را انجام میدهد:
۱. مشاهده درخواست دانشجو : معاون آموزشی با استفاده از آیکونهای مربوط در سامانه، میتواند اطلاعات کامل درخواست دانشجو را مشاهده کرده و نسبت به آن بررسیهای لازم را انجام دهد.
- تأیید: اگر ظرفیت استاد و سایر شرایط نیز تأیید شود، درخواست دانشجو توسط معاون آموزشی تایید و با انتخاب گزینه «تایید- ثبت استاد راهنما» فرآیند به مرحله بعدی هدایت میشود.
- عدم تأیید: چنانچه ظرفیت استاد تکمیل شده باشد یا شرایط لازم احراز نشود، با انتخاب گزینه «عدم تایید- تکمیل ظرفیت استاد راهنما» درخواست برای بررسی مجدد و تغییر استاد راهنما، به کارشناس آموزش دانشکده بازگردانده میشود تا اقدامات اصلاحی انجام شود.
