راهنمای درخواست فارغ التحصیلی و تسویه حساب دانشجویی
با تکمیل و ارسال این درخواست کلیه مدارکی که قبلا برای فارغ التحصیلی در پرونده آموزشی دانشجو قرار داده میشد، به طور یکجا دراختیار کارشناس قرار میگیرد. نحوه دسترسی به صورت فشردن لینک های زیر درفرم میباشد :
- تطبیق دروس دانشجو (قابل مشاهده در درخواست فارغ التحصیلی دانشجو)
- بررسی آرا شورا (قابل مشاهده در درخواست فارغ التحصیلی دانشجو)
- ریز نمرات
درادامه جزییات فرایند از نگاه هرکدام از افراد دخیل در فرایند ارائه میشود.
جایگاه این فرآیند:
در بهترین حالت دانشجو درخواست دفاع خود را از طریق بهستان ارایه نموده است و درنتیجه فایل هایی مثل سمینار و پایان نامه اصلاح شده و مدارک مربوط به بارگذاری پایان نامه در ایرانداک ارسال شده است ولی با توجه به اینکه ممکن است دانشجو فرآیند دفاع را خارج از سامانه انجام داده باشد این مدارک در مستندات فرآیند خواسته خواهد شد. در صورتیکه پایان نامه مقاطع تحصیلات تکمیلی در ایرانداک ثبت شده است حتما کد رهگیری را در فرم یادداشت نمایید.
*احتمالا یک نقش کارشناس کتابخانه در فرایند اضافه میشود که فایلهای مربوطه را در مرکز اسناد دانشگاه آرشیو نماید.
شروع فرایند درخواست فارغالتحصیلی
تایید دانشجو (درخواست فارغ التحصیلی)
- دانشجو ابتدا وارد سامانه بهستان دانشگاه شاهد شده (از طریق وبسایت مربوطه) و از منوی سمت راست، روی گزینهی «درخواست» کلیک کرده سپس «فارغ التحصیلی» را انتخاب مینماید.
- پس از تکمیل فرم (تصویر بعد)، روی گزینهی بررسی و سپس ایجاد کلیک کرده تا درخواست فارغ التحصیلی ثبت شود. توجه داشته باشید که لازم است نامه تاییدیه مقطع قبلی و کلیه مدارک حین پذیرش به آموزش تحویل داده شده باشد.
- مدارکی که دانشجو باید اپلود کند در مقطع دکتری متن رساله تصحیح شده به همراه درج کد ایرانداک در فرم، در مقطع ارشد، سمینار و پایان نامه تصحیح شده به همراه درج کد ایرانداک در فرم است.
- پس از اتمام درخواست فارغ التحصیلی، دانشجو موظف است نسبت به بررسی تسویه واحدهای مربوطه (کتابخانه، امور مالی، خوابگاه و …) از طریق مشاهده گزارش تسویه خود با استفاده از گزارش 522 مطابق شکل زیر ، پیگیریهای لازم را انجام داده و درصورت وجود بدهی یا تعهد نسبت به تسویه آنها اقدام نماید. البته در صورت نداشتن بدهی در موردی مشخص، با گذشت چند روز، کارشناس مربوطه، اعلام تسویه آن را ثبت و آن بدهی از لیست بدهکاریهای دانشجو حذف خواهد گردید و نیازی به اقدامی از طرف دانشجو در آن مورد نخواهد بود.
- تایید: در این مرحله، دانشجو از قسمت باکس سرچ، کارپوشه را تایپ کرده، و از منوی جدید، میتواند درخواست خود را مشاهده کند.
- با کلیک بر روی گزینه مشاهده گردش کار میتوانید اطلاعات و گردش کار را بررسی کنید و سپس گزینهی «تأیید و ارسال به استاد راهنمای تحصیلی» را انتخاب نمایید تا درخواست به استاد راهنمای تحصیلی شما ارسال شود.
استاد راهنمای تحصیلی
- پس از ثبت درخواست فارغالتحصیلی توسط دانشجو، درخواست به صورت سیستمی به کارتابل استاد راهنمای تحصیلی ارسال میگردد .استاد راهنما موظف است با ورود به سامانه بهستان، درخواست دانشجو را بررسی و نسبت به موارد زیر اطمینان حاصل نماید:
- اتمام و ثبت نهایی پروژه، پایاننامه یا رساله
- نداشتن منع آموزشی از نظر استاد راهنما
در صورت احراز شرایط فوق، استاد راهنما با کلیک برروی گزینه "تایید و ارسال به مدیرگروه آموزشی" درخواست را تأیید نموده و در غیر این صورت میتواند درخواست را عدم تأیید کرده و جهت رفع نقص به دانشجو ارجاع دهد. پس از تأیید استاد راهنما، درخواست به مرحله بعدی (مدیر گروه آموزشی) ارسال میشود.
مدیرگروه آموزشی
- در این مرحله، درخواست فارغالتحصیلی به کارتابل مدیر گروه آموزشی مربوطه ارسال میگردد. مدیر گروه با بررسی وضعیت آموزشی دانشجو، موارد زیر را کنترل مینماید:
- عدم وجود مغایرت آموزشی یا تخلف آموزشی
در صورت تأیید شرایط، مدیر گروه با کلیک برروی گزینه "تایید و ارسال به کارشناس آموزش دانشکده" درخواست را تأیید نموده و در غیر این صورت میتواند درخواست را عدم تأیید کرده و جهت رفع نقص به استاد راهنما ارجاع دهد.
کارشناس آموزش دانشکده
پس از تأیید مدیر گروه، درخواست در اختیار کارشناس آموزش دانشکده قرار میگیرد. کارشناس آموزش موظف است بررسیهای دقیقتری از نظر مقررات آموزشی انجام دهد، از جمله:
- بررسی تسویه کامل دانشجو از نظر آموزشی
- رعایت پیشنیازها و همنیازهای دروس
- تطابق تعداد واحدهای گذرانده با چارت مصوب رشته
- تطبیق دروس دانشجو (قابل مشاهده در درخواست فارغ التحصیلی دانشجو)
- بررسی آرا شورا (قابل مشاهده در درخواست فارغ التحصیلی دانشجو)
- کنترل وضعیت سنوات تحصیلی
- اطمینان از ثبت نهایی کلیه نمرات در سامانه
- اطمینان از تحویل کلیه مدارک مورد نیاز دانشجو اعم از معافیت تحصیلی، نامه تاییدیه مقطع قبلی و ...
در این مرحله کارشناس آموزش موظف است کلیه مدارک شامل گزارش تطبيق دروس دانشجو براي فارغ التحصيلي، کارنامه کلی فارغ التحصیلی و کارنامه مالی دانشجو را از طریق آیکون های مربوطه خروجی گرفته و با کلیک بر روی گزینه "ارسال و تایید مدارک پرونده دانشجو"، آن ها را در سطر مربوطه بارگذاری نماید.
درنهایت در صورت نبود مشکل، با انتخاب گزینه "تاييد و ارسال به دانشجو/معاون آموزشي دانشكده"، میتوانید مشخص کنید که:
- در صورتی که نیاز است دانشجو مدرک "تاييد صدور كارت المثني دانشجويي" را بارگذاری نماید، از منوی اقدام بعدی، گزینه "تایید دانشجو" را انتخاب نمایید، در غیراینصورت گزینه "تایید معاون آموزشی دانشکده" را انتخاب کنید. درنهایت روی گزینه "تاييد و ارسال به دانشجو/معاون آموزشي دانشكده" کلیک کنید تا مرحله ثبت شود. در غیر این صورت میتواند درخواست را عدم تأیید کرده و به مدیرگروه آموزشی ارجاع دهد.
معاون آموزشی دانشکده
- در این مرحله، معاون آموزشی دانشکده درخواست فارغالتحصیلی را از نظر رعایت کلی سیاستها و ضوابط آموزشی دانشکده بررسی مینماید. این تأیید جنبه نظارتی داشته و پس از انتخاب گزینه "تاييد و ارسال به رییس دانشكده"، درخواست به رئیس دانشکده ارسال میگردد. در غیر این صورت میتواند درخواست را عدم تأیید کرده و جهت رفع نقص به کارشناس آموزش دانشکده ارجاع دهد. همچنین میتوانید از طریق آیکون "مدارک پرونده دانشجو"، مدارک پرونده فارغ التحصيلي دانشجو را مشاهده بفرمایید.
رئیس دانشکده
- در این مرحله، درخواست توسط رئیس دانشکده بررسی میشود. پس از انتخاب گزینه "تاييد و ارسال به کارشناس فارغالتحصیلی دانشگاه"، درخواست به کارشناس فارغالتحصیل دانشگاه ارسال میگردد. قابل ذکر است که حداكثر زمان تاييد خودكار 3 روز میباشد. در غیر این صورت میتواند درخواست را عدم تأیید کرده یا جهت رفع نقص به معاون آموزشی دانشکده ارجاع دهد. همچنین میتوان از طریق آیکون "مدارک پرونده دانشجو"، مدارک پرونده فارغ التحصيلي دانشجو را مشاهده کرد.
کارشناس فارغ التحصیلی دانشگاه
- در این مرحله، درخواست توسط کارشناس فارغالتحصیلی دانشگاه بررسی میشود. وظایف این کارشناس شامل موارد زیر است:
- تطبیق نهایی وضعیت آموزشی دانشجو با آییننامههای مصوب
- بررسی نهایی واحدهای گذرانده و معدل
- اطمینان از نداشتن منع قانونی یا آموزشی برای فارغالتحصیلی
- ابطال كارت دانشجو توسط آیکون " بررسي كسري مدارك دانشجو و ابطال كارت"
ابطال کارت یک عنوان سیستمی برای شروع فرایند تسویهحساب است و لزوماً بهمعنای دریافت فیزیکی کارت دانشجویی نیست و ممکن است از نظر اجرایی با آن تفاوت داشته باشد. در این مرحله، کارشناس فارغالتحصیلی دانشگاه میتواند از طریق آیکون "مدارک پرونده دانشجو"، مدارک پرونده فارغ التحصيلي دانشجو را مشاهده کند.
همچنین کارشناس موارد لازم را بررسی نموده و در صورتی که دانشجو مشکل خاصی مانند بدهی شهریه و موارد مشابه نداشته باشد با انتخاب گزینه " بررسي كسري مدارك دانشجو و ابطال كارت":
- کارت دانشجویی وی در سامانه بهستان بهصورت سیستمی باطل میشود.
- همزمان، موارد تسویهحساب از نوع بدهیهای پیشفرض برای دانشجو ایجاد میگردد که برای کارشناسان تسویهحساب مربوطه و خود دانشجو قابل مشاهده است.
لازم به توضیح است که تسویه بدهیهای اعلامی مربوط به کل دوره تحصیلی دانشجوست و اگر این بدهیها تاکنون تسویه نشده باشند، برای انجام تسویهحساب نهایی باید در همین مرحله تسویه شوند.
*قابل مشاهده شدن موارد تسویه حساب از نوع بدهی پیش فرض پس از ابطال کارت:
سپس، کارشناس با انتخاب گزینه "تغيير وضعيت دانشجو به فارغ التحصيلي"، وضعیت دانشجو را به فارغالتحصیل موقت تغییر داده و فرایند تسویهحساب آغاز میشود. برای اینکار ابتدا مطابق تصویر زیر بر روی شروع مجدد کلیک نموده، سپس شماره دانشجویی را وارد مینماید. فیلد نوع عملیات را به فارغ التحصیل موقت تغییر داده و برروی جستجو کلیک مینماید. سپس گزینه بررسی و اعمال تغییرات را انتخاب میکند.
پس از اتمام مراحل بالا، با انتخاب گزینه " تاييد و ارسال به كارشناس اظهار نظرنهايي تسويه حساب"، درخواست به کارشناس اظهار نظرنهایی تسویه حساب ارسال میگردد. در غیر این صورت میتواند درخواست را عدم تأیید کرده و جهت رفع نقص به رئیس دانشکده ارجاع دهد. جزییات بیشتر این بحث در ادامه ارائه خواهد شد.
کارشناس اظهار نظرنهایی تسویه حساب
- در این مرحله، درخواست توسط کارشناس اظهار نظرنهایی تسویه حساب بررسی میشود. وظیفه این کارشناس بررسی تسویه حساب نهایی دانشجو میباشد.
کارشناس با استفاده از پردازش "بررسي تسويه حساب دانشجو و اظهار نظر نهايي"، درصورت تسویه تمام بدهی ها توسط دانشجو گزینه "تایید نهایی" را انتخاب میکند.
با استفاده از پردازش "گزارش وضعیت تسویه حساب دانشجو"، میتواند در قالب گزارش تمام بدهی های دانشجو که در وضعیت تسویه یا عدم تسویه هستند را مشاهده کند. همچنین میتواند از طریق آیکون "مدارک پرونده دانشجو"، مدارک پرونده فارغ التحصيلي دانشجو را مشاهده کند.
پس از اتمام مراحل بالا، با انتخاب گزینه " تاييد و ارسال"، گردش کار درخواست فارغ التحصیلی به پایان میرسد. در غیر این صورت میتواند درخواست را عدم تأیید کرده و جهت رفع نقص به کارشناس فارغالتحصیل دانشگاه ارجاع دهد.